مواعيد العقود وأرشيف المستندات في مكان واحد

ورقة نظام لإدارة دورة حياة المستندات كاملة:

• إدارة العقود، التعميد، والمستندات التشغيلية.
• تتبع الاستهلاك والكميات في العقود.
• تنبيهات بالمواعيد والتجديدات.
• صلاحيات دقيقة حسب الدور والمشروع.
• سجل تدقيق كامل للامتثال.

أدوات التخزين ليست أنظمة لإدارة المستندات. ورقة يختلف عنها لأنه:

• يتتبع من حمل المستند ومتى (حماية من التسريب).
• يبحث داخل محتوى المستندات نفسها.
• يرسل تنبيهات مرتبطة ببيانات المستند.
• يقدم صلاحيات متعددة المستويات.

Drive و SharePoint للتخزين، ورقة لإدارة الأعمال الحرجة.

نعم. وحدة "الوثائق الحكومية" في ورقة مخصصة لمتابعة هذا النوع من الالتزامات. يمكنك تسجيل الإقامات، ورخص العمل، والسجل التجاري، وشهادات الزكاة، ووثائق البلدية، مع تحديد تاريخ انتهاء كل وثيقة. بعد ذلك يرسل النظام تنبيهات تلقائية قبل الموعد، ويعرض لك في لوحة واحدة الوثائق التي اقترب استحقاقها أو تجاوزته، حتى تتابع التجديد في الوقت المناسب وتتجنب المخالفات والغرامات.

تعتمد الحماية على عدة طبقات:

• معرف فريد لكل تحميل.
• علامات مائية خفية.
• بيانات تتبع مضافة داخل الملف نفسه.
• تسجيل بيانات المستخدم، الوقت، والجهاز.

تعمل الحماية تلقائيًا دون أي إجراء من الموظف. إذا تسرب ملف، يمكنك تحديد مصدره.

نعم، على عدة مستويات:

• صلاحيات عامة على مستوى النظام.
• صلاحيات خاصة حسب المجلد أو المشروع.
• مستندات "سرية" بصلاحيات مستقلة.

كل موظف يرى فقط ما يحتاجه، لا أكثر.

البحث داخل المحتوى نفسه، بما في ذلك:

• ملفات PDF (يدعم OCR).
• ملفات Word، Excel، و PowerPoint.
• البحث في البنود والفقرات بدعم كامل للعربية.

اكتب رقم بند أو كلمة، وستجده فورًا. (تستثنى الملفات غير المدعومة فقط، مثل الملفات المشفرة أو التالفة).

تم تصميم التوقيع الرقمي في ورقة ليتوافق مع نظام التعاملات الإلكترونية في المملكة، ويوفر:

• التحقق من هوية من يوقع المستند برمز تحقق (OTP) يصل بالبريد الإلكتروني أو برسالة نصية، حسب المتاح وتفضيل المنشأة. تتطلب الرسائل النصية مزود رسائل خاصًا بالمنشأة.
• سجل تدقيق كامل (Audit Log) غير قابل للتعديل يثبت الوقت والتاريخ.
• شهادة إتمام رسمية تصدر مع كل مستند موقع.

نعم.

يمكنك إرسال طلب التوقيع لأي بريد إلكتروني. الطرف الآخر سيصله رابط آمن، يقوم بإدخال رمز التحقق، ويوقع من جواله أو جهازه مباشرة دون الحاجة لتسجيل حساب أو دفع أي رسوم.

تعتمد المشاركة الخارجية على ثلاث طبقات حماية:

• روابط فريدة: مشفرة ومؤقتة.
• تحقق OTP: لا يمكن فتح الرابط إلا برمز يصل لبريد المستلم.
• تتبع ما بعد التحميل: تتم طباعة بريد المستلم على الملف علامة مائية تلقائيًا. إذا تسرب الملف، يمكن معرفة مصدره.

في الباقات المتقدمة، نعم. يمكنك منح مستخدمين محددين (مثل المدير التنفيذي) صلاحية الاستثناء. ويتم تسجيل كل استثناء في سجل التدقيق للمراجعة والمساءلة لاحقًا.

لا. يفتح المستلم الرابط، ويدخل رمز التحقق (OTP) الذي يصله، ثم يحمل الملف.